Repérer les emails urgents noyés dans une adresse partagée

Le problème

Une adresse commune présente tout de la même façon : confirmations automatiques, questions simples, relances, et au milieu le message qui ne pouvait pas attendre. Une convocation à une date proche, une réponse exigée sous huitaine, un client dont l'équipement est à l'arrêt : dans la liste, rien ne les distingue.

On compte alors sur l'attention de la personne qui ouvre la boîte. Un lendemain de congés ou un jour chargé, l'urgent attend son tour comme le reste ; on s'en aperçoit parfois à la relance, voire après l'échéance.

Ce qu'Aiguillo change

• L'urgent remonte en tête. Un message qui porte l'un des signes d'urgence convenus avec vous passe devant les autres et déclenche une alerte, qui peut intervenir avant l'échéance.
• Il est confié à la personne concernée. Le message part chez le collaborateur ou le service désigné par vos règles, dans sa messagerie habituelle, y compris sur téléphone. En cas d'absence, il suit la règle de remplacement que vous avez fixée.
• Vos priorités s'appliquent. Le niveau de service d'un client sous contrat peut fixer la priorité de ses messages : si vos règles le prévoient, ils passent devant, même rédigés sans signe d'urgence.
• La prise en charge est tracée. Réception, transfert et prise en charge sont conservés : une trace horodatée et auditable montre qui a reçu le message, quand, et ce qui en a été fait.

Comment l'urgence est reconnue

Aiguillo ne devine rien : il applique des règles déterministes, lisibles et modifiables, écrites avec vous à l'installation, à partir de l'étude de vos adresses et de vos urgences. Elles peuvent viser des mots du métier, des formules de délai, un expéditeur ou une référence de dossier, en plusieurs langues si nécessaire. Un même message est toujours orienté de la même façon, et chaque décision s'explique : voir la méthode.

Quand une règle se trompe, le message est signalé en un clic et réaffecté ; l'erreur sert à affiner les règles. Lorsque c'est le volume entier qui augmente, aux échéances ou en haute saison, voyez le cas absorber les pics d'activité.

Ce qu'Aiguillo ne fait pas

Aiguillo ne répond pas à votre place, même à un message urgent : la bonne personne l'a sous les yeux et décide de la suite. Ce n'est pas de l'intelligence artificielle : un message urgent rédigé sans aucun des signes prévus n'est pas reconnu comme tel, d'où l'ajustement des règles à partir des cas signalés. Il ne remplace ni votre messagerie, ni votre logiciel métier, et n'envoie jamais vos emails vers une plateforme extérieure.

Secteurs concernés

Les signes d'urgence changent d'un métier à l'autre. À titre d'illustration : un cabinet d'avocats ou une étude peut faire remonter les convocations et les délais de procédure ; un syndic, les dégâts des eaux et autres sinistres à déclarer dans les délais ; un service après-vente, les clients sous contrat dont l'équipement est arrêté ; une mairie, les demandes assorties d'une date limite (urbanisme, état civil, inscriptions).