La méthode
Des règles lisibles, pas une boîte noire.
Aiguillo applique des règles écrites avec vous, à partir de votre organisation réelle. Un même message est toujours orienté de la même façon, et chaque décision s'explique.
La méthode
Du message reçu à la demande résolue.
Réception
Aiguillo lit les messages de vos adresses partagées, sans changer votre messagerie.
Orientation
Chaque message est confié au collaborateur ou au service concerné, selon les règles de votre métier.
Prise en charge
Le destinataire traite la demande. S'il n'est pas le bon, il le signale en un clic et elle est réaffectée.
Mesure
Volumes, sujets et délais de traitement s'affichent dans votre tableau de bord.
Les règles
Ce qui décide de la destination.
Les règles s'appuient sur ce que le message contient déjà. Selon votre métier :
- L'expéditeur — le client, le copropriétaire ou le confrère est reconnu par son adresse et rejoint son interlocuteur attitré.
- Une référence — numéro de dossier, de procédure, de contrat, de commande, de lot, d'immatriculation ou d'expédition.
- Le sujet — « bulletin », « embauche », « sinistre », « devis », « permis de construire » : le vocabulaire de votre profession oriente vers le bon service.
- L'urgence — les messages porteurs d'un délai ou d'une urgence (dégât des eaux, panne, échéance légale) remontent en tête et déclenchent une alerte.
Ces règles sont paramétrées avec vous à l'installation, à partir de vos services, de vos listes clients-collaborateurs (importées depuis un export de votre logiciel) et de vos habitudes. Elles restent consultables et modifiables.
Au quotidien
Ce qui change pour vos équipes.
La même messagerie
Chacun reçoit les messages qui le concernent dans sa messagerie habituelle, déjà triés. Aucun nouvel outil à apprendre.
La réaffectation en un clic
Un message arrivé chez la mauvaise personne est signalé en un clic et réorienté. L'erreur sert à affiner les règles.
Les absences couvertes
Congés, temps partiel, départ : les messages sont redirigés vers le remplaçant désigné, et un portefeuille se réattribue en une opération.
La mesure
Des chiffres pour organiser, pas pour surveiller.
Le tableau de bord montre les volumes reçus par service et par sujet, les délais de prise en charge et les demandes en attente. Il répond aux questions qu'une boîte partagée laisse sans réponse : faut-il renforcer un service ? quels sujets reviennent ? où les demandes attendent-elles ?
Chaque réception, transfert et prise en charge est horodaté et conservé : vous pouvez dire qui a reçu quoi, quand, et ce qui en a été fait.
La mise en place
De la démonstration à la mise en service.
Démonstration
30 minutes en visio, sur un cas proche du vôtre.
Étude
Vos adresses partagées, vos services, vos volumes et vos urgences : de quoi écrire les premières règles.
Installation
Le boîtier est installé dans vos locaux, vos adresses sont connectées, les règles paramétrées.
Formation et suivi
Vos équipes et vos responsables sont formés ; les règles s'ajustent ensuite à partir de vos chiffres.
Coût, durée d'installation, stockage des messages : les questions fréquentes avant la démo.