Piloter plusieurs adresses partagées avec une vue d'ensemble

Le problème

Les adresses partagées s'ajoutent au fil des années : contact@ pour le site, accueil@ pour le standard, info@ sur une ancienne plaquette, factures@ pour les fournisseurs, puis une adresse par service ou par site. Chacune a ses lecteurs et ses habitudes.

Personne ne voit l'ensemble. Un client écrit à contact@ puis relance sur accueil@ : deux personnes traitent la même demande, ou aucune. Une facture arrive sur info@ et attend que quelqu'un pense à la transférer. Une adresse que plus personne ne relève continue de recevoir des demandes. Et à la question « combien de messages recevons-nous, et où attendent-ils ? », aucune boîte ne sait répondre.

Ce qu'Aiguillo change

• Les adresses restent en place. Aiguillo se connecte à celles que vous avez déjà, sans changer de messagerie : vos clients et vos partenaires continuent d'écrire là où ils en ont l'habitude. Une ancienne adresse encore citée sur un document peut être reliée elle aussi ; ses messages rejoignent le même circuit que les autres.
• On ne fait plus le tour des boîtes. Chacun reçoit dans sa messagerie habituelle, y compris sur téléphone, les messages qui le concernent, déjà triés, quelle que soit l'adresse d'arrivée.
• Le bon service, même sur la mauvaise adresse. Les règles regardent l'expéditeur, la référence citée (facture, dossier, commande), le sujet et les signes d'urgence : une facture arrivée sur accueil@ part à la comptabilité, et un client connu qui écrit sur deux adresses retrouve, sur l'une comme sur l'autre, son interlocuteur attitré.
• Chaque adresse garde ses règles. Ce qui arrive sur sav@ ne se trie pas comme ce qui arrive sur accueil@. Les règles sont écrites avec vous, adresse par adresse, et restent lisibles et modifiables.
• Une trace commune. Chaque réception, transfert et prise en charge est horodaté et conservé, d'où que vienne le message : une trace horodatée et auditable.

Une vue d'ensemble

Le tableau de bord rassemble les adresses reliées : volumes par service et par sujet, délais de prise en charge, demandes en attente avec leur ancienneté, réaffectations. Quand l'organisation compte plusieurs sites, agences, marques ou antennes, chacun a ses propres adresses, règles et statistiques, consultables séparément. Les messages d'une adresse réservée à un service, comme recrutement@, ne sont visibles que de ce service. Un accès en lecture peut être ouvert à une direction ou à des élus.

Ces chiffres servent à organiser et à rendre compte, pas à surveiller ni à évaluer les personnes. Le détail des indicateurs figure dans le cas mesurer les délais de réponse.

Ce qu'Aiguillo ne fait pas

Aiguillo ne fusionne pas vos adresses et ne vous demande pas d'en supprimer : elles restent dans votre messagerie, avec leurs messages. Il ne décide pas seul quelles adresses relier ni qui les traite : cet inventaire se fait avec vous, lors de l'étude qui suit la démonstration. Il ne répond pas à la place de vos équipes et ne remplace ni votre messagerie, ni votre logiciel métier. Enfin, il n'envoie jamais vos emails vers une plateforme extérieure.

Secteurs concernés

À titre d'illustration : une mairie qui reçoit sur l'adresse générale, l'accueil et l'adresse de chaque service ; une concession à plusieurs sites ou plusieurs marques, avec ses adresses atelier, vente et pièces ; un groupe hôtelier qui sépare réservations, réception et séminaires ; une fédération et ses antennes.