Répartir les emails d'une boîte partagée entre collaborateurs

Le problème

Une boîte partagée — contact@, accueil@, secretariat@ — a une qualité : personne n'est absent pour elle. Elle a un défaut symétrique : personne n'en est responsable. Chaque message est vu par tout le monde, donc pris par personne, ou par deux personnes à la fois.

On compense par un tri manuel : quelqu'un lit chaque matin, transfère, relance. Ce tri prend du temps, dépend d'une personne, et ne laisse aucune trace de ce qui a été fait.

Ce qu'Aiguillo change

• Chaque message a un destinataire. Aiguillo lit les messages de vos adresses partagées et confie chacun au collaborateur ou au service concerné, selon des règles écrites avec vous.
• Personne ne change d'outil. Le destinataire reçoit le message dans sa messagerie habituelle.
• Une erreur se corrige en un clic. Un message arrivé au mauvais endroit est signalé et réaffecté ; l'erreur sert à affiner les règles.
• Tout est tracé. Qui a reçu quoi, quand, et ce qui en a été fait.

Comment les règles décident

Les règles s'appuient sur ce que le message contient déjà : l'expéditeur (un client connu rejoint son interlocuteur), une référence (numéro de dossier, de contrat, de commande), le sujet, et les signes d'urgence. Voir la méthode.

Ce qu'Aiguillo ne fait pas

Aiguillo ne répond pas à votre place et ne remplace ni votre messagerie, ni votre logiciel métier. Il ne s'appuie pas non plus sur un service d'intelligence artificielle extérieur : le tri se fait chez vous.

Par métier

Le principe est le même partout ; le vocabulaire change. Voir par exemple les versions pour les syndics de copropriété, les cabinets d'expertise comptable ou les collectivités.