Gérer les absences et les congés sur une adresse partagée

Le problème

Dès qu'un client a son interlocuteur attitré, il lui écrit directement — ou il écrit à l'adresse commune en le nommant. Quand cette personne est en congé, à temps partiel ou quitte la structure, les messages s'accumulent chez elle. On le découvre à la relance.

Ce qu'Aiguillo change

• Un remplaçant désigné. Pendant une absence, les messages destinés à un collaborateur sont redirigés vers la personne qui le remplace.
• Une réattribution en une opération. Quand un collaborateur part, son portefeuille de clients, d'immeubles ou de dossiers est réattribué d'un coup, au lieu d'être reconstitué message par message.
• Rien ne disparaît. Les demandes en attente restent visibles dans le tableau de bord, avec leur ancienneté.

Ce qu'Aiguillo ne fait pas

Aiguillo ne décide pas qui remplace qui : c'est une règle que vous fixez. Il ne répond pas non plus automatiquement aux clients à la place de l'absent.

Exemples

Chez un syndic, les messages d'un immeuble partent chez le remplaçant du gestionnaire en congé. Dans un cabinet comptable, le portefeuille d'un collaborateur qui part est réattribué en une opération.